¿Cómo aprovechar mejor las reuniones uno a uno con tu equipo de trabajo?

Como gerente, debes aspirar a mejorar tus encuentros personales.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Tener reuniones personales efectivas con los empleados es una de las cosas más importantes que puedes hacer como gerente y líder. Las reuniones individuales pueden ser unas de las más valiosas y significativas de la semana cuando se realizan correctamente, tanto para ti como para la persona que depende de ti. Permiten que tanto las personas como sus equipos logren niveles más altos de desempeño y satisfacción laboral.

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Sin embargo, no es una calle de un solo sentido y es posible que tus equipos también anhelen la oportunidad de compartir comentarios. De hecho, nuestra encuesta de 2021 encontró que cuando los jefes corrían uno a uno con retroalimentación bidireccional incluida; los empleados estaban significativamente más satisfechos y felices con su trabajo.

El desafío es que las reuniones con subordinados directos a menudo pueden resultar apresuradas o desorganizadas, y los asistentes pierden el valor potencial. Es importante estar en contacto con tus empleados con regularidad, pero ¿Cómo pueden aprovechar al máximo el tiempo que pasan juntos?

A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre cómo mejorar tu estructura actual de uno a uno.

Crea un ambiente seguro

Crear seguridad psicológica en los equipos es una de las principales prioridades, en particular la capacidad de compartir opiniones de forma libre y respetuosa. Si los empleados se sienten cómodos y seguros para compartir opiniones y tener conversaciones honestas, no solo genera confianza, sino que también crea un sentido de pertenencia, que en última instancia ayuda con la satisfacción, la productividad y la retención en el trabajo.

¿Cómo se ve esto en la práctica?

  • Amplía los temas de conversación fuera del trabajo. Al comienzo o al final de la reunión, incorpora algo de conversación más allá del trabajo y las responsabilidades. Algunas ideas incluyen planes de fin de semana, eventos actuales o incluso lo que almorzaron.
  • Establece reglas básicas. Pregunta a los miembros de tu equipo cómo les gusta recibir comentarios. Explica también tus preferencias de comunicación. Reconoce abiertamente el estilo, el formato, la duración y la frecuencia de la reunión para llegar a un enfoque que tenga en cuenta las preferencias de ambas partes.
  • Llega a tiempo. En pocas palabras: llegar tarde o reprogramar puede enviar un mensaje incorrecto.

Arma una agenda

En un mundo perfecto, tú y tu empleado colaborarían en una agenda con anticipación. Sin embargo, las presiones de la jornada laboral y los horarios abarrotados a menudo pueden superarnos. Cuando no tienes una agenda, la conversación predeterminada suele centrarse en las actualizaciones de estado táctico.

¿Cómo es esto en la práctica?

  • Guarda un documento compartido de trabajo en la invitación: podría ser un documento de Google o una página de Notion compartida, pero crear un lugar colaborativo para establecer la agenda desarrolla una conversación bidireccional. Los compañeros de equipo pueden aparecer en cualquier momento de la semana para agregar elementos que quieran discutir en la reunión.
  • Colabora en los temas. Ya sea que el documento sea propiedad del gerente o del empleado, los temas reales de la agenda deben ser compartidos y colaborativos. Los temas sugeridos incluyen proyectos actuales, seguimientos de las semanas anteriores, cualquier área de preocupación, objetivos comerciales principales y objetivos profesionales para el trimestre y espacio para resaltar el reconocimiento o brindar comentarios constructivos.
  • Crea responsabilidad. Cuando nos comprometemos uno a uno con el otro, nos responsabilizamos mutuamente semana a semana. Haz un círculo hacia atrás cuando los problemas se hayan resuelto o abordado, y lidera con el ejemplo haciéndote responsable.

Piensa a largo plazo, actúa a corto plazo

Cuando mantienes el uno a uno enfocado en problemas recientes, los empleados pueden perder de vista los objetivos y el propósito general de la empresa junto con sus propios objetivos profesionales.

Mostrar interés en el crecimiento y desarrollo a largo plazo de un empleado con regularidad demostrará que realmente te preocupas por el bienestar de tus trabajadores y apoyas sus aspiraciones. Vincular estas mismas aspiraciones a los objetivos de la empresa refuerza la comprensión del empleado de por qué su día a día avanza hacia algo más grande.

¿Cómo es esto en la práctica?

  • Haz preguntas. Demuestra que estás interesado en escuchar sus perspectivas. Involúcralos en las decisiones o invítalos a opinar sobre los problemas en los que has estado pensando. Si es posible, involúcralos directamente en la resolución del problema, especialmente si están trabajando cerca o directamente con la dificultad. 
  • Manten las metas al frente y al centro. Encuentra un canal alternativo para las actualizaciones de estado, verifica regularmente las iniciativas más importantes y pregunta cómo puedes eliminar las barreras o ayudar a progresar.
  • Seguimiento del crecimiento profesional. Ya sea que estén en tu agenda o por separado en el uno a uno semanal, debes realizar un seguimiento de los objetivos profesionales de los empleados, preguntar sobre los recursos que necesitan y apoyar las oportunidades de crecimiento. En Koan, verificamos el desarrollo profesional aproximadamente una vez al mes, ya que es una buena idea revisar mutuamente el panorama general.

Los uno a uno pueden tener un impacto profundo en la forma en que tu equipo trabaja en conjunto y colabora. Personalizar estas reuniones y enfocarse en el crecimiento profesional de los empleados puede ayudarte a ti y a tu equipo a tener éxito dentro de la organización.

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